Un’unica anagrafica al posto di sistemi scollegati.
Iscrizioni, scuola tennis, summer camp ed eventi: una segreteria che riceveva richieste da sito, email e telefono, e ricostruiva a mano chi fosse chi.
La sfida
Il sito era separato dalla segreteria: i moduli arrivavano via email, la stessa persona compariva più volte con dati leggermente diversi, lo storico del sistema precedente non era mai entrato in quello nuovo. Nessuno poteva dire quante persone frequentassero davvero il circolo.
L’approccio
Prima la mappa: da dove arrivano i dati di una persona e su quali campi si può dire con sicurezza che due righe sono la stessa persona. Poi un sito statico veloce e un CRM che condividono lo stesso database. L’operatore non collega niente: ci pensa il sistema.
Dal vivo
Schermate reali.
Il sito, l’app e gli strumenti così come li usano clienti e staff oggi. Tocca una schermata per ingrandirla.
Tre richieste, tre nomi diversi.
Una persona sola.
Dietro il login
Tennis Club Ambrosiano
Quello che si vede solo da dentro — il CRM, l’app da socio — ricostruito e animato con dati di esempio anonimi.
Soci, scuola tennis e incassi
Quanti soci, quanti iscritti alla scuola tennis e al summer camp, quanto entra mese per mese: dopo la deduplica sono numeri di persone, non di moduli.
Ricavi mensili (€)
Abbonamenti attivi per tipo
- Soci49%
- Scuola tennis25%
- Summer camp11%
- Eventi15%
Ultimi incassi
- LLuca V.Scuola tennis · corso adulti€ 420,00
La stessa persona, una volta sola
Un modulo del sito, un’iscrizione alla scuola tennis, un contatto dello storico: tre righe, una persona. Il sistema le riconosce e le unisce, l’operatore lo vede già fatto.
La scheda della persona
Tutto quello che è successo con una persona, in ordine: richieste, iscrizioni, eventi, chi l’ha seguita. La segreteria risponde senza cercare in tre posti.
- OttIscrizione eventoTorneo sociale di doppio
- LugSummer campFiglio · 2 settimane
- MagInvita un amicoHa invitato 2 persone
- SetScuola tennisCorso adulti · martedì
- 2023Primo contattoDallo storico importato
Da dove arrivano le persone
Richieste junior e adulti, mese per mese, dopo la deduplica: finalmente numeri di persone, non di moduli.
Cosa abbiamo costruito
- 01Sito pubblico veloce con CMS per la segreteria
- 02Normalizzazione e deduplica delle richieste: una riga per persona
- 03Import dello storico eventi dal sistema precedente
- 04CRM di segreteria: persone, opportunità, agenda condivisa, task
- 05Scuola tennis, summer camp e iscrizioni agli eventi
- 06Pipeline «Invita un amico», newsletter, notifiche
- 07Sincronizzazione con il gestionale del circolo
Tecnologie
Come è fatto
Sotto il cofano.
Il sito resta statico e velocissimo; la segreteria lavora su un CRM separato con login e dati dal vivo. Due progetti, un database: è il database a tenere insieme le persone.
L’architettura, a strati
I pezzi, uno per uno
Astro
Il sito
Generato in anticipo: nessun server da mantenere, pagine HTML pronte, CSS essenziale. I contenuti si aggiornano da un editor visuale.
Perché due applicazioni
Sito e CRM separati
Il sito è statico, il CRM ha bisogno di login e di dati aggiornati al secondo. Tenerli separati, sullo stesso database, lascia il sito semplice e il CRM libero di crescere.
Deduplica
Una riga per persona
Regole su nome, email e telefono normalizzati decidono quando due righe sono la stessa persona. Le richieste restano tante, la persona è una; le opportunità appartengono alla persona.
n8n
Le automazioni
I moduli del sito passano da flussi n8n che li normalizzano e li scrivono nelle tabelle giuste, senza nessuno in mezzo.
Supabase + RLS
Chi vede cosa
Le regole di accesso stanno nel database, riga per riga: ogni operatore vede quello che il suo ruolo gli permette, qualunque pagina usi.
In numeri